riverandsouladventures.com

Ilma korraliku hoiustamiseta ei ole alati lihtne oma halduspabereid leida. Tõepoolest, kuidas leida 2001. aastast pärit müügiarve, kui see on koos muude paberitega karpi kuhjatud? Selleks, et mitte raisata aega dokumendi leidmiseks mitme kasti läbi kaevamisele, on siin mõned hoiunõuanded.

Kui kaua peaksite oma pabereid säilitama?

Oluline on neid hoida halduspaberid, kuid neil on ka aegumiskuupäev. Seega ei ole teatud aja möödudes enam vaja säilitada teatud dokumente nagu arveid ja igasuguseid deklaratsioone. Siin on kokkuvõte perioodidest, mille jooksul on soovitatav hoida erinevat tüüpi paberit:

• 1 aasta: telefoni-, interneti- või kolimisarved või tõend PV tasumise kohta.
• 2 aastat: peretoetuse väljavõtted, arstitasud, lepingu lõpetamise kirjad, sotsiaal- ja vastastikuse turvalisuse paberid, samuti krediididokumendid.
• 3 aastat: audiovisuaallitsentsi teated ja tuludeklaratsioonid.
• 5 aastat: vee- ja elektriarved, üüritšekid ja -tasud, gaasiarved, maksude tasumise tõendid, üürileping ja tõend ülalpidamistasude tasumise kohta.
• 10 aastat: pangakonto väljavõtted, makselehed, hüpoteeklaenud, elukindlustuslepingud pärast surmakuupäeva ...
• 30 aastat: autoremondiarved, ehitusarved, haiglaarved ja tsiviillepingud.
• Eluaeg: abieluleping, perekonnaraamat, sõjaväeraamatu, diplomid, testamendid, omandiõigused, annetused, tervisekaart, vaktsineerimistunnistus, haiguslood, palgalehed, lapsendamistunnistused, töölepingud ...

Parim näpunäide korras maja saamiseks on hoidke miinimumini. Kõiki saabunud kirju ja pabereid pole vaja alles hoida. Seetõttu tuleb paberid, millest pole kasu, kohe minema visata.

Igapäevaste dokumentide säilitamine

Korrastamiseks tuleb vahet teha igapäevadokumentidel ja muudel failidel. The kehtivad dokumendid on need, millega sageli konsulteeritakse ja mis peavad seetõttu olema kergesti ligipääsetavas kohas. Dokumendid, millega tutvutakse harva, saab paigutada kastidesse või riiuli ülaossa. Siin on mõned erinevat tüüpi paberi hoiustamisviisid:

• Särgid erinevates värvides

Dokumentide üksteisest eristamiseks kasutatakse värve. Igas kaustas peaksite kasutama ka taskuid paberite klassifitseerimiseks: üks tasku maksude jaoks, üks tasku EDF dokumentide jaoks, teine ​​​​veearvete jaoks ...

• Ribadega särgid

Säilitatud kaustad on mugavad mahukate dokumentide hoidmiseks. Kaust võimaldab seega liigitada ühte teemat puudutavaid erinevaid dokumente (näiteks kõik majaehitust puudutavad paberid).

• Rõngasköitjad

Need on praktilised, et dokumentidega hõlpsalt tutvuda, ilma neid hoidlast eraldamata. Lisaks saab paberid eraldada jagajatega, et neid oleks lihtsam leida. Jagajad võivad otsingute ülesande hõlbustamiseks kuvada ka tähiseid. Neid saab järjestada tähestikulises järjekorras, kuupäevade jne järgi.

• Sahtlitega mööbel

Kui säilitatavaid pabereid on palju, on parem valida kapp. Viimasel on sahtlid, kus erinevad dokumendid on stangedel riputatud ja kergesti ligipääsetavad.

Korraldage nutikalt haldusdokumendid

Loomulikult hõlbustab piisava salvestusruumi kasutamine toimikute klassifitseerimist, kuid oluline on ka osata dokumente liigitada. Siin on näide uurimistöö hõlbustamiseks klassifitseerimisest:

• Perekonnatoimik: sisaldab kõiki perekonnaga seotud dokumente, nagu abielutunnistus, isikut tõendavad dokumendid, passid, sünnitunnistused ...
• Haridustoimik: koolitunnistus, lasteaiaga seotud dokumendid jne.
• Maksufail: tuludeklaratsioonid, eluasememaksud ...
• Tervisetoimik: tervisekaardid, retseptid, terviseuuringud (raadio, skanner, ultraheli jne) ...
• Arvete fail: teenused (vesi, gaas, elekter, telefon, Internet jne), kaupade ja tööde arved jne.
• Kindlustustoimik: auto- ja kodukindlustuslepingud, elukindlustus, kahjunõuded, autentsussertifikaadid ...
• Kutsetoimik: tööleping, palgalehed, avalduse fail, CV, diplomid ...
• Eluaseme toimik: üürileping, üüritšekk, omaniku/üürniku kirjad jne.
• Pangafail: konto väljavõtted, leping, ülekandekorraldus jne.

Haldusdokumentide arhiveerimine

Ideaalis tuleks seda teha teatud dokumentide arhiveerimine vähemalt kord aastas. Arhiveeritud failid on kenasti kastidesse paigutatud kuupäeva või tähestiku ja teema järgi. Jällegi on kõige parem kasutada ühte värvi teema kohta. Siin on üksikasjalik näide ladustamisest:

• Roosa särk arvete jaoks, kollane rahanduse jaoks, sinine kindlustuse jaoks…
• Järjestuse järgi sorteerimine: tähestikuline järjestus A-st Z-ni või kuupäeva järgi (kuu, seejärel aasta järgi). Nii on lihtne eristada uuemaid ja vanemaid dokumente.

Kõige olulisem on luua vedeliku korraldus, mille abil on lihtne leida näiteks eelmise aasta jaanuari veearve. Kui pabereid on vaatamata korrasolekule siiski raske leida, on vaja üle vaadata oma hoiutehnikad.

Muud näpunäited oma halduspaberite korrastamiseks

Seda on lihtsam hoiustada, kui paberit on vähem. Lisaks sorteerimisele ja vananenud dokumentidest vabanemisele on võimalik kasutada ka Internetis arveldamine et saada koju vähem kirju. Siiski on vaja regulaarselt läbi viia varukoopiad kaotuste vältimiseks mitmel toel. Turvalisuse suurendamiseks tuleks olulistest dokumentidest teha võrgus varukoopiaid.

Kui kiri saabub, on oluline see eelfailida, et see ei kuhjuks kuude kaupa kontorinurka. Kiireloomulised kirjad tuleks kohe läbi lugeda, teised saab järjestada prioriteetsuse järjekorras. Oluliste tegevust nõudvate paberite (arve tasumine, kohtukutse jms) ja esitamisele kuuluvate paberite (pangaväljavõtted, automaatsed deebetarved jne) hoidmiseks on soovitav omada kontorikorraldaja. See nipp võimaldab vabaneda vananenud paberist, mille võib nagu flaierid ja reklaamid kohe ära visata.